materiały partnera
Jak jednak zadbać o to, by pobieranie i archiwizacja danych DDD przebiegały w firmie we właściwy sposób? W dalszej części artykułu wyjaśniamy m.in. z jaką maksymalną częstotliwością należy sczytywać kartę kierowcy i pamięć tachografu, jak powinno się archiwizować pliki DDD, a także jakie rozwiązanie może ułatwić przedsiębiorstwu wywiązywanie się z tych obowiązków.
Przepisy jasno wskazują, że przewoźnik ma obowiązek regularnie pobierać dane z kart kierowców i pamięci tachografów. Co jaki czas powinien to robić? Sczytywanie kart kierowców należy przeprowadzać przynajmniej raz na 28 dni. Pobieranie danych z pamięci tachografu musi się odbywać natomiast co najmniej raz na 90 dni.
Opóźnienia w odczytach mogą wiązać się dla firmy transportowej z konsekwencjami:
naruszenie obowiązku pobrania danych z karty kierowcy grozi karą w wysokości 500 złotych – za każdego kierowcę,
brak terminowego odczytu danych z tachografu niesie za sobą ryzyko kary wynoszącej 500 złotych – za każdy pojazd.
Firmy transportowe są zobligowane nie tylko do systematycznego sczytywania kart kierowców i pamięci tachografów. Równie istotny obowiązek stanowi prawidłowa archiwizacja danych w postaci plików DDD. Jakie wymagania stawiają przewoźnikom przepisy w tym zakresie?
Dane pobrane z kart kierowców i pamięci tachografów należy przechowywać:
w oryginalnym formacie,
w sposób czytelny i uporządkowany, a także chroniący je przed utratą oraz dostępem niepowołanych osób.
Prawidłowa archiwizacja danych DDD wiąże się przy tym z przechowywaniem ich przez co najmniej 12 miesięcy od momentu zarejestrowania.
Odpowiednie archiwizowanie plików pobranych z kart kierowców i pamięci tachografów jest bardzo istotne. Za naruszenia w tym zakresie firmie grożą dotkliwe konsekwencje. Jeśli przewoźnik nie przechowuje przez minimum rok pobranych danych, to może zostać nałożona na niego kara w wysokości 500 złotych – za każdy dzień w odniesieniu do każdego kierowcy.
Aby uniknąć problemów podczas kontroli i odpowiednio wywiązywać się ze swoich obowiązków, przewoźnik powinien umiejętnie zorganizować proces systematycznego pobierania i archiwizowania danych z kart kierowców oraz pamięci tachografów. Rozwiązaniem, które może w tym pomóc, jest wdrożenie w firmie nowoczesnego systemu telematycznego, umożliwiającego zdalny odczyt plików DDD. Dlaczego warto rozważyć taki krok?
Zdalne sczytywanie kart kierowców i pamięci tachografu pozwala zautomatyzować proces pobierania danych w taki sposób, by przebiegał on zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem. Dzięki temu:
nie ma ryzyka, że dojdzie do przeoczenia obowiązującego terminu odczytu,
dane mogą być pobierane na odległość – bez potrzeby fizycznej obecności pojazdu w bazie przedsiębiorstwa,
pracownicy mogą zaoszczędzić czas, który musieliby poświęcić na ręczne odczyty.
Zaawansowane systemy telematyczne nie tylko ułatwiają terminowe sczytywanie kart kierowców i pamięci tachografów, ale także umożliwiają bezpieczną archiwizację plików DDD. Przykładowo, system Navifleet przechowuje dane przez 18 miesięcy, co zapewnia dodatkowy zapas w stosunku do wskazanego w przepisach, minimalnego okresu wynoszącego 12 miesięcy. Zarchiwizowane pliki DDD są odpowiednio chronione i uporządkowane, dzięki czemu łatwo je odszukać w razie kontroli.
Dodatkową korzyścią wynikającą ze zdalnego odczytu plików DDD jest możliwość usprawnienia procesu rozliczania kierowców. Innowacyjne systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet, pozwalają na automatyczne przesyłanie skompletowanych danych z konkretnego okresu na wybraną skrzynkę mailową. W efekcie osoba odpowiedzialna za rozliczanie kierowców terminowo otrzymuje potrzebne pliki DDD, co znacząco ułatwia jej pracę.
Biorąc to wszystko pod uwagę, można stwierdzić, że realizacja obowiązku regularnego pobierania i archiwizacji danych DDD staje się znacznie prostsza, gdy firma postanowi sczytywać karty kierowców i tachografy na odległość. Jest więc w pełni zrozumiałe, dlaczego przewoźnicy często rozważają wdrożenie u siebie systemu telematycznego, który oferuje funkcjonalność w postaci zdalnego odczytu.
