Świąteczne prezenty w firmie. Kto i kiedy jest zobowiązany do zapłaty podatku?

W grudniu, z okazji świąt i Mikołajek, wielu przedsiębiorców decyduje się na obdarowywanie kontrahentów oraz pracowników prezentami, upominkami lub organizowanie spotkań wigilijnych. Tego typu działania mają na celu budowanie dobrego wizerunku firmy i wzmacniania relacji, ale wiążą się również z konsekwencjami podatkowymi. Warto wiedzieć, na co zwrócić uwagę i o czym pamiętać w rozliczeniach podatkowych.

Wybór rodzaju prezentu dla pracowników lub kontrahentów często zależy od kwestii podatkowych. Wielu pracowników doceniaupominki (ciekawe prezenty można zamówić m.in. za pośrednictwem firmy Fitomento.com), zwłaszcza gdy są nimi obdarowywane także ich dzieci. Spotkania wigilijne pod koniec roku dodatkowo budują dobrą atmosferę w pracy. Przedsiębiorcy, którzy chcą obdarować swoich kontrahentów, powinni wiedzieć, kto i kiedy płaci podatki od otrzymanych prezentów oraz jak rozliczyć te wydatki, ponieważ obciążenia podatkowe i składkowe zależą od sposobu finansowania benefitów świątecznych.

Upominki świąteczne dla pracowników i ich dzieci

W wielu firmach funkcjonuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), który umożliwia kwalifikowanie paczek świątecznych dla pracowników i ich dzieci jako pomoc materialna w ramach działalności socjalnej, zgodnie z art. 2 pkt 1 Ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych z dnia 4 marca 1994 r. Finansowanie tej działalności odbywa się właśnie z ZFŚS.

Wartość paczek przyznawanych z ZFŚS powinna być uzależniona od sytuacji życiowej pracowników. Regulamin świadczeń obowiązujący u pracodawcy powinien precyzować, w jaki sposób wartość paczek jest różnicowana, biorąc pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną beneficjentów ZFŚS.

Środki z funduszu socjalnego mogą być przeznaczone wyłącznie dla pracowników, którzy są jego beneficjentami. Pracodawca, chcąc obdarować pracowników prezentami z ZFŚS, musi kierować się statusem materialnym poszczególnych pracowników, co oznacza, że środki z ZFŚS nie mogą być rozdzielone równo pomiędzy wszystkich pracowników. Spełnienie tych warunków pozwala na zwolnienie z opodatkowania i oskładkowania pomocy materialnej, pod warunkiem, że łączna wartość wszystkich świadczeń na rzecz danego pracownika w roku podatkowym nie przekracza 2000 zł.

Prezenty świąteczne dla dzieci zwolnione z podatku PIT

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 11 października 2022 r. stwierdził, że świadczenia w postaci prezentów przekazywanych dzieciom pracowników z okazji niektórych świąt, takich jak Dzień Dziecka czy Święta Bożego Narodzenia, są wyłączone z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof). W związku z tym, dla pracowników nie stanowią one przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof, a pracodawcy nie mają obowiązku obliczania i pobierania zaliczki na PIT.

Paczki świąteczne od firmy z ZFŚS a podatek 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, paczki świąteczne są zwolnione z podatku dochodowego, jeżeli ich wartość (łącznie z innymi świadczeniami rzeczowymi i pieniężnymi) nie przekracza 2000 zł do końca 2023 roku i jest całkowicie finansowana ze środków ZFŚS. Jeśli wartość świadczeń przekracza 2000 zł, nadwyżka jest opodatkowana. Limit 2000 zł został wprowadzony w związku z odwołaniem stanu epidemii COVID-19, a od 2024 roku limit wraca do poprzedniego poziomu 1000 zł.

Karty podarunkowe dla pracowników zamiast paczek

Pracodawca, zgodnie z regulaminem świadczeń socjalnych, może przekazać pracownikom bony lub talony finansowane ze środków ZFŚS. Aby zakup bonów był zwolniony z obowiązku opłacania składek ZUS, musi być zrealizowany zgodnie z przepisami ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych z dnia 4 marca 1994 r. W przeciwnym razie, nawet jeśli zakup był finansowany z ZFŚS, pracodawca musi opłacić składki ZUS w pełnej wysokości.

Należy pamiętać, że otrzymane bony i talony stanowią przychód ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym, niezależnie od ich wartości. Bony towarowe nie są zwolnione z opodatkowania zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w przeciwieństwie do paczek, które mogą korzystać ze zwolnienia podatkowego.

Prezenty i paczki świąteczne finansowane z innych środków (niż ZFŚS)

Jeżeli pracodawca nie posiada Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), warto pamiętać o przepisach art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Przepis ten mówi, że wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania, stanowią przychód pracownika. Obejmuje to wynagrodzenia, dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop oraz inne świadczenia pieniężne lub nieodpłatne.

Jednak podatek można uniknąć, jeśli prezent świąteczny zostanie uznany za darowiznę, która nie jest związana z wykonywaną pracą lub jej wynikami. Warto pamiętać, że darowizna może wiązać się z obowiązkiem podatkowym po stronie pracownika, jeśli łączna wartość darowizn od pracodawcy przekroczy 5733 zł w ciągu 5 lat, zgodnie z ustawą o spadkach i darowiznach. Pracodawcy nie mogą jednak zaliczyć darowizn dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów.

Opodatkowanie prezentów dla kontrahentów

Przedsiębiorca przekazujący prezenty lub upominki swoim kontrahentom musi uwzględniać podatek VAT, z pewnymi wyjątkami. Podatku VAT nie trzeba naliczać, jeśli łączna wartość prezentów dla jednej osoby nie przekracza 100 zł netto w ciągu roku, jednak w takim przypadku należy prowadzić ewidencję obdarowanych, aby móc udokumentować nieprzekroczenie tego limitu. Jeśli jednorazowa wartość prezentu nie przekracza 20 zł netto, nie ma konieczności prowadzenia ewidencji. Dla podatku dochodowego obowiązuje inny limit – prezent nie może być droższy niż 200 zł brutto i musi pełnić funkcję reklamową.

Spotkanie wigilijne dla pracowników a koszty firmowe

Koszty spotkań wigilijnych dla pracowników mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że służą integracji pracowników, zwiększeniu ich motywacji oraz poprawie atmosfery w pracy. Spotkanie musi jasno wskazywać, że jego celem jest poprawa efektywności pracy, co przyczyni się do wyższych przychodów. Dokumentacja dotycząca przebiegu oraz celu spotkania, taka jak fotografie i agenda, może pomóc w udowodnieniu tego faktu.

Jeśli spotkanie wigilijne nie ma celu motywacyjno-integracyjnego, nie może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki związane z goszczeniem kontrahentów podczas wigilii firmowej są traktowane jako reprezentacja i nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.

Warto dobrze przemyśleć formę prezentów i upominków, aby wybrać te najbardziej korzystne pod względem podatkowym i uniknąć zbędnych obciążeń.