Image by Sam Jotham Sutharson from Pixabay
Papierowe segregatory, gubiące się faktury i umowy odnajdywane w ostatniej chwili to codzienność wielu polskich firm. Przejście na cyfrowe zarządzanie dokumentacją porządkuje pracę zespołów finansowych, prawnych i administracyjnych, a przy okazji obniża koszty obsługi biurowej. Libris Systems od ponad dwóch dekad wdraża oprogramowanie DocuWare w polskich przedsiębiorstwach, automatyzując procesy księgowe, kadrowe i kontraktowe. Poniżej znajdziesz omówienie trzech obszarów, w których cyfryzacja przynosi najszybsze rezultaty biznesowe.
Działy finansowe w polskich przedsiębiorstwach mierzą się dziś z tymi samymi problemami od lat. Faktury wpływają w trzech, czterech różnych formatach, jedne mailem, inne pocztą, część w plikach XML, a osoby odpowiedzialne za akceptację bywają nieosiągalne. Skutek bywa kosztowny: przeterminowane płatności, utrata rabatów za wcześniejsze regulowanie zobowiązań, brak widoczności kosztów w bieżącym okresie rozliczeniowym. Wdrożenie platformy DocuWare zmienia ten obraz znacząco. Cyfrowy system zarządzania obiegiem faktur scala wszystkie wpływające dokumenty w jednym repozytorium, niezależnie od ich pierwotnej formy. Mechanizmy OCR oraz inteligentnego rozpoznawania pól odczytują dane dostawcy, numery, kwoty i pozycje, dzięki czemu odpada ręczne przepisywanie informacji do systemu księgowego. Walidacja odbywa się automatycznie, a interwencja człowieka staje się potrzebna tylko wtedy, gdy program wychwyci duplikat, niezgodność matematyczną albo dostawcę spoza bazy. Ścieżki akceptacyjne dopasowują się do wewnętrznych reguł biznesowych przedsiębiorstwa. Faktura powyżej określonego progu trafia do dyrektora finansowego, dokumenty dotyczące konkretnego projektu idą do jego kierownika, a koszty operacyjne przechodzą skróconą ścieżkę zatwierdzania. Powiadomienia mobilne pozwalają zaakceptować dokument z telefonu podczas podróży służbowej, zatem terminy płatności nie zależą już od tego, czy ktoś akurat siedzi w biurze.
Pełna widoczność statusu każdego dokumentu to drugi praktyczny efekt cyfryzacji. Dział księgowy widzi w czasie rzeczywistym, gdzie utknęła konkretna faktura, kto ją zatrzymał i od jak dawna. Zniknięcie dokumentów w biurowej próżni przestaje być problemem, bo każdy etap procesu jest rejestrowany. Po zatwierdzeniu dane przepływają bezpośrednio do systemu ERP lub do zewnętrznej księgowości, bez konieczności przepisywania pozycji. Zamknięcia miesiąca skracają się o dni, a przygotowanie do audytu sprowadza się do udostępnienia odpowiednich folderów audytorom. Wszystkie dokumenty pozostają zarchiwizowane w sposób zgodny z przepisami podatkowymi i wymogami prawa, ze szczegółową historią dostępu oraz modyfikacji. W praktyce takie rozwiązanie przekłada się na konkretne liczby: mniej godzin pracy księgowości poświęconych na rutynowe czynności, niższe ryzyko błędów rachunkowych, krótsze terminy regulowania zobowiązań i lepsze relacje z dostawcami. Pracownicy działu finansowego mogą zająć się analizą kosztów oraz planowaniem płynności zamiast szukania zagubionych dokumentów po segregatorach i skrzynkach mailowych.
Drugim obszarem, w którym cyfryzacja daje natychmiastowe rezultaty, jest centralne repozytorium dokumentów połączone z obsługą procesów kontraktowych. Tradycyjne podejście, oparte na szafach pełnych segregatorów i lokalnych dyskach poszczególnych pracowników, generuje ryzyka prawne, finansowe i operacyjne. Zagubiony aneks, przegapiony termin wypowiedzenia umowy najmu, brak dostępu do dokumentu po odejściu pracownika to przykłady sytuacji, które realnie kosztują firmy spore pieniądze. Sprawdzony program do archiwizacji dokumentów oparty na DocuWare zamienia papierowe archiwum w uporządkowaną przestrzeń cyfrową z zaawansowanymi mechanizmami wyszukiwania. Każdy dokument zostaje opisany metadanymi: typem, datą, autorem, kategorią, terminem retencji. Pełnotekstowe przeszukiwanie pozwala odnaleźć potrzebne informacje na podstawie dowolnej frazy z treści pliku w kilka sekund. Inteligentne indeksowanie eliminuje sytuacje, w których szuka się dokumentu godzinami, bo nikt nie pamięta, gdzie został zapisany ani jak nazwano plik. Polityki retencyjne konfiguruje się zgodnie z wymogami branżowymi i przepisami RODO. Dokumenty kadrowe przechowywane są przez okres wymagany prawem pracy, faktury zgodnie z ordynacją podatkową, a dane osobowe usuwane automatycznie po upływie podstawy prawnej do ich przetwarzania. Każda operacja podlega rejestracji w dzienniku zdarzeń, zatem firma zachowuje pełną transparentność wobec organów kontrolnych. Mechanizmy szyfrowania i wielopoziomowa struktura uprawnień chronią dane przed wyciekiem, a kopie zapasowe gwarantują dostępność informacji nawet w przypadku pożaru, zalania czy ataku ransomware.
Osobnym, równie istotnym obszarem jest zaawansowany system do zarządzania umowami, który obsługuje cały cykl życia kontraktu. Tworzenie dokumentu na bazie szablonu, automatyczne uzupełnianie danych z CRM, obieg akceptacyjny pomiędzy działem prawnym, kierownictwem i zarządem, finalizacja przez podpis elektroniczny oraz monitorowanie terminów rozwiązania bądź przedłużenia stanowią ciągły proces obsługiwany przez jedną platformę. Alerty z wyprzedzeniem informują osoby odpowiedzialne o zbliżających się datach kluczowych, dzięki czemu negocjacje warunków przedłużenia rozpoczynają się odpowiednio wcześniej, a firma unika sytuacji automatycznego przedłużania umów na niekorzystnych warunkach. Praca zdalna oraz hybrydowa, która stała się standardem po 2020 roku, dodatkowo wzmacnia znaczenie takich rozwiązań. Dostęp do dokumentów z laptopa, tabletu czy telefonu, z dowolnego miejsca, oznacza realną ciągłość biznesową niezależnie od okoliczności. Zespół Libris Systems prowadzi przedsiębiorstwa przez cały proces wdrożeniowy: od analizy istniejących procesów, przez digitalizację archiwów papierowych, konfigurację workflow, szkolenia użytkowników, aż po opiekę powdrożeniową. Takie podejście sprawia, że transformacja cyfrowa przestaje być abstrakcyjnym pojęciem, a staje się konkretnym projektem o mierzalnych rezultatach finansowych i operacyjnych.
