Działalność nierejestrowana a KSeF - co musimy wiedzieć?

Działalność nierejestrowana dotyczy pewnych przywilejów związanych z ograniczeniem obowiązków podatkowych osoby prowadzącej. Trzeba się jednak zastanowić, czy taka działalność w KSeF także będzie dawać takie same korzyści, jak dotychczas. Co należy wiedzieć na ten temat? Czym jest samofakturowanie? Jak pobierać i wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur?

Działalność nierejestrowana a KSeF

Wiele osób zastanawia się nad tym, jak wygląda relacja na gruncie działalność nierejestrowana a KSeF. Działalność ta podlega pod przepisy ustawy o VAT, jednak nie musi to oznacza, że trzeba odprowadzać podatek - podmioty mają bowiem prawo do zwolnień podatkowych. Od 1 stycznia 2026 roku przepisy wskazują, że zwalnia się z podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku kwoty na poziomie 240 tysięcy złotych. Pamiętajmy o tym, że do wartości sprzedaży nie należy wliczać kwoty podatku. Zgodnie z najnowszymi przepisami wiemy, że jeśli podmiot prowadzący nierejestrowaną działalność korzysta ze zwolnienia z VAT, będzie musiał wystawiać faktury sprzedaży w Krajowym Systemie e-Faktur (czyli elektroniczne faktury). Co ważne, aby skorzystać z systemu, trzeba posiadać numer NIP. Podatnicy prowadzący działalność nierejestrowaną zwolnioną od VAT będą musieli stosować e-faktury od 1 kwietnia 2026 roku. 

Faktury w KSeF dotyczące zakupu i sprzedaży

Odpowiednie wdrożenie KSeF krok po kroku pozwoli przygotować się na zmiany w zakresie wystawiania faktur w firmach. W tym wypadku podatnik korzystający z systemu powinien podjąć następujące kroki, aby móc wystawiać faktury sprzedażowe:

• Przygotowanie merytoryczne faktury
• Przygotowanie techniczne faktury
• Autoryzacja użytkownika
• Wysyłka faktury do Krajowego Systemu e-Faktur
• Przyjęcie lub odrzucenie faktury przez system (odrzucenie nastąpi, gdy struktura XML faktury nie będzie zgodna z obowiązującym schematem faktury strukturalnej)
• Nadanie numeru referencyjnego

Ostatnim etapem jest otrzymanie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) z KSeF. Oczywiście podatnicy mogą także pobierać faktury zakupowe. Podczas dobrowolnego korzystania z KSeF z platformy można pobrać jedynie te faktury, które zostały dobrowolnie wystawione przez sprzedawcę w systemie. Gdy KSeF stanie się obowiązkowe, faktury kosztowe pobierzemy z platformy rządowej, gdyż faktury w innej formie niż ustrukturyzowanej nie będą miały prawa bytu w większości przypadków. Sprzedawca nadal będzie mógł korzystać z papierowych faktur, jednak takie dokumenty muszą być dostępne do pobrania w KSeF. Pamiętajmy o tym, że zgodnie z przepisami, wystawione faktury w KSeF są uznane za otrzymane wraz z dniem przydzielenia w systemie numeru identyfikującego.

Samofakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur

Kolejne istotne zagadnienie dla podatników w Polsce to samofakturowanie a KSeF. Aby nabywca mógł samodzielnie wystawić fakturę sprzedaży, konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków. Pozwalają one zabezpieczyć sprzedawcę, gdyż nie każdy podmiot może wystawiać w jego imieniu faktury sprzedaży! W ustawie o VAT czytamy, że podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika, może wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury:

• Wskazane w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT - czyli tzw. faktury zaliczkowe
• Dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu
• Dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług wskazanych w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT (w sytuacji, gdy miejscem świadczenia usług jest terytorium trzeciego kraju)

Nie zapominajmy o tym, że nabywca i sprzedawca muszą zawrzeć umowę dotyczącą wystawiania faktur na zasadzie samofakturowania. W niej trzeba określić procedurę zatwierdzania konkretnych faktur przez sprzedawcę.

Jakie zalety ma samofakturowanie w KSeF? Ogromnym atutem jest tutaj bieżący dostęp do wystawionych faktur. Sprzedawca uzyskuje podgląd do faktur, które wystawił nabywca, dzięki czemu procedura ich zatwierdzania może mieć charakter "akceptacji milczącej" (gdy sprzedawca nie odmówi przyjęcia wystawionych faktur lub nie zgłosi nieprawidłowości, można przyjąć, że zostały one przez niego zaakceptowane).