Zdjęcie ilustracyjne. Fot. Depositphotos.com
Feedback jest narzędziem umożliwiającym wzajemne zrozumienie i usprawniającym komunikację na linii pracodawca–pracownik. Dobry feedback, który nie jest podszyty ocenianiem, powinien funkcjonować w każdym zespole. Tylko dzięki informacjom zwrotnym pracownicy mogą się rozwijać. Trzeba jednak wiedzieć, jak ich udzielać bez oceniania. Oto wskazówki, które pomogą Ci właściwie formułować feedback.
Do udzielenia feedbacku, szczególnie tego negatywnego, trzeba się nieco przygotować. Nie rób tego pod wpływem emocji. By odbiorca informacji czuł się komfortowo, wybierz miejsce, w którym nikt nie będzie Wam przeszkadzał. Negatywnego feedbacku absolutnie nie dawaj w przestrzeni open space ani w pracowniczej kuchni, do której w każdej chwili ktoś może wejść. Jeżeli chcesz udzielić nagany lub zwolnić pracownika, przekaż mu tę informację w zamkniętej salce konferencyjnej albo w kawiarni poza biurem. Rozmowa dotycząca takich kwestii jak okres wypowiedzenia czy ewentualna odprawa powinna być prowadzona w cztery oczy, w spokojnej atmosferze.
Pamiętaj, że celem feedbacku jest ocena poszczególnych sytuacji, zachowań i kompetencji pracownika, a nie krytykowanie go za całokształt. Skup się więc na konkretnych przykładach, które wymagają poprawy, a nie na samym człowieku. Jeśli pracownik pominął ważne dane w prezentacji dla klienta, nie mów mu, że jest roztrzepany i zapominalski. Powiedz, że w jego prezentacji brakowało istotnych informacji, przez co relacje z kontrahentem uległy pogorszeniu. Jeżeli klienci skarżą się na niemiłego sprzedawcę, zamiast mówić mu, że jest niesympatyczny, powiedz, że to stanowisko wymaga przyjaznego nastawienia.
Nieprecyzyjny feedback może odnieść skutek odwrotny do zamierzonego. Nie każ pracownikowi domyślać się, o co Ci chodzi, bo w ten sposób pogorszysz tylko sytuację. Informacja zwrotna ma być jasna i klarowna. Postaraj się zawrzeć w swoim komunikacie jak najwięcej szczegółów. Wyjaśnij, na czym konkretnie polega problem i jakiej reakcji oczekujesz. Pamiętaj przy tym o zachowaniu spokojnego tonu głosu i życzliwej postawy. Postaraj się wczuć w rolę pracownika i zadbaj o to, by Twój feedback był pełen empatii, ale i profesjonalizmu.
Szukasz nowych pracowników do zespołu? Opublikuj ogłoszenie na stronie dlafirm.pracuj.pl, by dotrzeć do większej liczby kandydatów!
Niektórzy pracodawcy zapominają o tym, że feedback działa w obu kierunkach – powinien być rozmową, a nie monologiem. Jeśli zależy Ci na tym, by podwładny nie poczuł się oceniany, musisz umożliwić mu odniesienie się do Twoich argumentów. Daj mu chwilę do namysłu. Jeśli sam nie rozpocznie dialogu, zadawaj pytania pomocnicze. Poproś pracownika o skomentowanie sytuacji, którą opisujesz. Zapytaj, dlaczego zachował się tak, a nie inaczej. Wysłuchaj jego punktu widzenia. Udzielając odpowiedzi, opieraj się na faktach, a nie na emocjach.
Dawanie feedbacku powinno prowadzić do rozwoju danego pracownika oraz całego zespołu. By zrobić krok naprzód, potrzebny jest plan naprawczy. Po otrzymaniu negatywnej informacji zwrotnej pracownik nie może być pozostawiony sam sobie. Nie chodzi tu jednak o dawanie mu gotowej recepty. Zanim się rozejdziecie i powrócicie do swoich obowiązków, powinniście wspólnie znaleźć sposób na uniknięcie podobnych sytuacji w przyszłości.
